Inizio della sospensione o del ritiro 

DNV può avviare la sospensione nei casi in cui: 

• I sistemi di gestione certificati hanno persistentemente e seriamente fallito nel soddisfare i requisiti di certificazione, per esempio: 
  • Mancata risposta adeguata all'identificazione delle non-conformità identificate 
  • Il sistema di gestione non riflette l'organizzazione e i processi attuali, per esempio come risultato di cambiamenti, acquisizioni, diversificazione ecc. 
  • Parte principale del sistema di gestione non implementata

• Gli audit di sorveglianza e gli audit di ricertificazione non possono essere condotti secondo la frequenza richiesta o come previsto 
• Violazione dei termini dell'accordo di certificazione firmato, per esempio: 
  • Mancato pagamento 
  • Uso scorretto del marchio di certificazione e errato riferimento alla certificazione 
• Il cliente richiede volontariamente una sospensione temporanea 
• Si ricevono prove dalle autorità ecc. che potrebbero influenzare lo stato del certificato, per esempio: 
  • Prove di non conformità ai requisiti normativi/di legge rilevanti per il sistema di gestione certificato 
  • Prove di un sistema di gestione non efficace in caso di incidenti gravi. 

La direzione e il personale autorizzato all'interno dell'unità DNV che ha emesso il certificato decideranno sull'azione da intraprendere, sulla base di un esame e di valutazione appropriata delle prove. Se viene decisa la sospensione, deve essere seguita la procedura seguente. 

La sospensione di un certificato è normalmente avviata come primo passo, seguita dal ritiro se il problema che desta preoccupazione non viene risolto entro i termini previsti. A seconda della gravità del caso, DNV può decidere un ritiro diretto del certificato. 

Nel caso in cui il fallimento del sistema di gestione sia legato a una parte specifica dell'organizzazione, a prodotti specifici, ecc., DNV può anche considerare una riduzione dello scopo della certificazione come alternativa alla sospensione. DNV può anche scegliere di dare al cliente solo un avviso che la sospensione è presa in considerazione. 

Sospensione 

La decisione di sospendere un certificato deve essere comunicata al cliente con una lettera formale. La lettera deve includere: 

• Una dichiarazione sulla decisione di sospendere il certificato che includa una descrizione adeguata della situazione, l'argomentazione e il riferimento a prove oggettive. 
• Il diritto di rispondere e appellarsi alla decisione. Normalmente, viene dato un preavviso di 10 giorni lavorativi per la risposta e il ricorso. Un ricorso può essere presentato attraverso la procedura di reclamo. 
• Data di inizio della sospensione (normalmente dalla data di ricevimento della lettera) 
• Condizioni e data di scadenza dell'azione richiesta per revocare la sospensione, e la conseguenza se non vengono eseguite azioni soddisfacenti. 
• I mezzi di follow-up da parte di DNV per verificare che le condizioni siano state soddisfatte e che le azioni correttive necessarie siano state implementate 
• Una dichiarazione che il certificato non è valido durante la sospensione e che l'uso di tutto il materiale pubblicitario contenente un riferimento alla certificazione è proibito durante il periodo di sospensione 
• Una dichiarazione che sia il cliente che DNV informeranno tutti i richiedenti che il certificato è sospeso 

Un certificato non può essere sospeso per più di 6 mesi. 

Follow up 

DNV verificherà che le condizioni siano soddisfatte e che le azioni correttive richieste siano attuate.  A seconda di questa verifica, DNV può: 

• Dichiarare un risultato positivo, revocare la sospensione e dichiarare un certificato valido 
• Dichiarare un risultato negativo a causa della mancata risoluzione dei problemi che hanno portato alla sospensione. Questa situazione comporterà normalmente il ritiro permanente del certificato. (Vedi sotto) 
• In entrambi i casi il cliente riceverà una lettera di conferma del risultato. 

Ritiro 

Il ritiro del certificato viene avviato se: 

• Il cliente non soddisfa le condizioni di sospensione 
• La sospensione non è considerata un'azione adeguata. 

La decisione di ritirare un certificato deve essere comunicata formalmente al cliente, insieme alle azioni necessarie, ovvero: 

• Cessare l'uso del marchio di certificazione e qualsiasi riferimento alla certificazione 
• Restituire i certificati e le copie a DNV 
• Il cliente ha il diritto di fare ricorso. Un ricorso può essere presentato attraverso la procedura di reclamo.