PDCA: Ciclo di gestione del rischio

Il ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA) è un metodo di gestione in quattro fasi utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo di processi e prodotti. Introdotto per la prima volta dall'ingegnere e teorico aziendale americano William Edwards Deming, il metodo è stato poi ampiamente adottato dalle organizzazioni che implementano un sistema di gestione conforme a uno standard di best practice.

Cosa si intende per ciclo Plan-Do-Check-Act?

Il ciclo PDCA non è un processo unico, ma è inteso come un ciclo continuo di pianificazione, esecuzione, verifica e azione.

Le fasi fondamentali sono: pianificare, eseguire, verificare e agire; il primo passo consiste nell'identificare uno scopo e nel definire le metriche utilizzate per misurarne il successo. A questo segue la messa in atto del piano, l'analisi dei dati relativi al successo o meno nel raggiungimento dell'obiettivo iniziale e infine l'azione per implementare eventuali modifiche o miglioramentis.

Il metodo è stato ampiamente adottato dalle organizzazioni che cercano di implementare un approccio sistematico alla gestione del rischio e quando intendono implementare un sistema di gestione e ottenerne la certificazione secondo gli standard ISO o altri standard riconosciuti di best practice.

Quando utilizzare il modello PDCA?

Il ciclo PDCA può essere utilizzato per vari scopi, tra cui il controllo della qualità, il miglioramento dei processi e l''implementazione del cambiamento. È particolarmente utile nelle situazioni in cui è richiesto un approccio iterativo alla risoluzione dei problemi.  Questo lo rende uno strumento ideale per le organizzazioni che sviluppano e mantengono un sistema di gestione conforme in cui il miglioramento continuo è centrale.

Le quattro fasi PDCA

Quando si tratta di sviluppare e implementare sistemi di gestione, la scomposizione del processo aiuta a chiarire i requisiti di ciascuna delle fasi del ciclo PDCA, in un'ottica di miglioramento continuo e di certificazione secondo uno standard riconosciuto da un ente di certificazione terzo. In questo caso, i requisiti sono stabiliti dallo standard del sistema di gestione scelto, ad esempio uno standard ISO come ISO 9001 (qualità) o ISO 14001 (ambiente).

Plan

La fase di pianificazione prevede la definizione di obiettivi basati sulla politica dell'organizzazione, la valutazione dei rischi e la determinazione dei processi necessari per ottenere i risultati desiderati.

TQuesto aspetto è trattato nei requisiti delle norme ISO e, se prendiamo come esempio un sistema di gestione della qualità (“SGQ”), esso deve includere:

• Comprendere il contesto dell'organizzazione: identificare i fattori interni ed esterni che possono avere un impatto sugli obiettivi e sui risultati del SGQ.
• Determinare le esigenze e le aspettative delle parti interessate: riconoscere chi sono le parti interessate e quali sono le loro esigenze e aspettative.
• Determinazione del campo di applicazione del SGQ: definire i confini e l'applicabilità del SGQ per stabilirne il campo di applicazione.
• Pianificazione del SGQ: stabilire gli obiettivi di qualità e pianificare come raggiungerli, tenendo conto di rischi e opportunità.
• Obiettivi di qualità e pianificazione per raggiungerli: stabilire obiettivi di qualità misurabili e pianificare le azioni necessarie per raggiungerli.
• Pianificazione dei cambiamenti: pianificare le modifiche al SGQ in modo controllato. È quasi sempre la parte più complessa del ciclo, in quanto richiede una comprensione approfondita dei sistemi eventualmente già esistenti e dell'obiettivo finale.

Do

La fase di esecuzione riguarda l'attuazione del piano, l'esecuzione dei processi, la realizzazione del prodotto e la raccolta dei dati per la verifica e la fase di azione successiva.

In sostanza, questo dovrebbe diventare il lavoro di routine per l'organizzazione, ma dovrebbe essere sufficientemente flessibile da consentire circostanze ed eventi imprevisti. L'ideale sarebbe avere un piano di emergenza per le situazioni insolite che potrebbero verificarsi

Check

La fase di verifica si concentra sul monitoraggio e sulla valutazione delle prestazioni del sistema di gestione e, secondo un sistema di gestione della qualità, dovrebbe includere:

1. Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione: le organizzazioni devono determinare cosa deve essere monitorato e misurato, i metodi per il monitoraggio, la misurazione, l'analisi e la valutazione e quando devono essere eseguiti.
2. Audit interno: condurre audit interni a intervalli pianificati per fornire informazioni sulla conformità del SGQ ai requisiti dell'organizzazione e alla norma ISO 9001, nonché sulla sua effettiva attuazione e manutenzione. Scopri di più sul corso di formazione per auditor interni di DNV.
3. Riesame della direzione: L' alta direzione deve riesaminare il SGQ dell'organizzazione a intervalli pianificati per garantire la sua continua idoneità, adeguatezza, efficacia e allineamento con la direzione strategica dell'organizzazione.

Questi requisiti assicurano che il SGQ funzioni come previsto e forniscono una base per identificare le aree di miglioramento.

Act

La fase di azione è quella in cui l'organizzazione implementa i cambiamenti necessari per garantire la conformità allo standard e il miglioramento continuo. Ciò potrebbe comportare la modifica del piano e il conseguente riavvio del ciclo.

Azioni come gli audit, il riesame della direzione e il monitoraggio degli indicatori possono identificare le aree che necessitano di miglioramento e portare a segnalazioni di non conformità. È possibile che vi siano aree deboli nei processi che devono essere riviste. Se scoperte nell'ambito dell'audit esterno da parte dell'organismo di certificazione, è necessario affrontarle entro un determinato periodo di tempo per chiudere la non conformità.

Esempio di PDCA

Il ciclo PDCA è la pietra miliare di un sistema di gestione della qualità o di qualsiasi altro sistema di gestione che un'azienda voglia implementare. Fornisce un quadro chiaro e conciso per gestire il cambiamento e garantire il miglioramento continuo all'interno di un'organizzazione. Tuttavia, è uno strumento versatile che può essere applicato a quasi tutte le situazioni in cui si cerca un miglioramento.