Cos'è un audit ISO?

Quello che viene comunemente definito audit ISO non è in realtà tale. Si tratta piuttosto di un audit di un sistema di gestione conforme a uno standard ISO e sarà effettuato dal personale dell'azienda, se si tratta di un audit interno, o da un ente di certificazione terzo, come DNV, se si tratta di un audit esterno.  Tuttavia, è una parte fondamentale del raggiungimento e del mantenimento della certificazione ISO.

Audit ISO: significato e definizione

Gli standard dei sistemi di gestione ISO ssono numerosi e coprono aspetti diversi come la qualità, la sicurezza delle informazioni, l'ambiente, la salute e la sicurezza sul lavoro e molti altri. Spesso si fa riferimento a queste norme con i numeri degli standard ISO appropriati, come, rispettivamente, ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 e ISO 45001.

Un audit ISO è un processo sistematico per ottenere prove di audit e valutarle in modo oggettivo per determinare in che misura i criteri di audit sono soddisfatti. Si tratta di una parte essenziale del sistema di gestione di un'organizzazione che aiuta a valutare l'efficacia dell'implementazione delle norme ISO e a identificare le aree di miglioramento.

Perché è importante un audit ISO?

Decidere di implementare un sistema di gestione in conformità a uno standard ISO e ottenere la certificazione è normalmente un'azione volontaria da parte di un'azienda. In alcuni casi, tuttavia, può essere necessario conformarsi a una normativa locale o nazionale. Più spesso può essere considerata come una “ autorizzazione a operare”, in quanto i partner della catena di fornitura, i clienti e gli altri stakeholder richiedono la prova che l'organizzazione sta impiegando le migliori pratiche e si impegna a migliorare costantemente le prestazioni in aree quali i prodotti e i servizi, l'ambiente e la sicurezza delle informazioni. Può anche aiutare nell'area della sostenibilità, come il rispetto dei principi ESG e degli SDG pertinenti.

Gli audit ISO sono una parte essenziale del processo, perché sono progettati per monitorare e garantire che i processi dell'organizzazione siano in linea con gli standard ISO definiti e verificare che il sistema sia efficace ed efficiente. Inoltre, gli audit identificano i rischi e le non conformità, oltre a fornire opportunità per migliorare continuamente il sistema.

Tipologie di audit ISO

Ci sono due fondamentali tipi di audit ISO:

Audit interni

Gli audit interni, noti anche come audit di prima parte, sono condotti da auditor interni formati dall'organizzazione per l'autovalutazione e il miglioramento.
Tutti gli standard del sistema di gestione ISO richiedono che l'organizzazione esegua audit interni. In breve, il requisito è che un'organizzazione deve pianificare, stabilire, implementare e mantenere uno o più programmi di audit, compresi la frequenza, i metodi, le responsabilità, i requisiti di pianificazione e i rapporti. Gli audit interni sono un importante strumento di gestione per monitorare le prestazioni e identificare le opportunità di miglioramento.

La norma ISO 19011 fornisce una guida utile al processo di audit.

Il primo audit interno si svolge di solito nella fase iniziale della definizione e dell'implementazione. Un ciclo di audit interni è anche un prerequisito prima di procedere con un audit di certificazione.

Può essere saggio avere una valutazione preliminare dell'implementazione del sistema di gestione di un'organizzazione da parte di un organismo di certificazione. Lo scopo è quello di identificare le aree di non conformità o di debolezza e consentire la correzione di tali aree prima di iniziare il processo di certificazione accreditata.

Per saperne di più DNV offre un corso per Auditor Interno.

Audit di certificazione

Gli audit di certificazione o “esterni” sono condotti da un ente di certificazione di terza parte per verificare che il sistema di gestione sia conforme ai requisiti di uno specifico standard ISO. Se l'audit di certificazione ha esito positivo, il sistema di gestione riceve un certificato che dimostra alle parti interessate che il sistema è stato giudicato efficace in modo indipendente.

Gli audit possono richiedere tempo e denaro, per cui, se un'organizzazione ha adottato diversi sistemi di gestione, vale la pena di prendere in considerazione un audit integrato del sistema di gestione. La maggior parte degli standard di sistema di gestione ISO comunemente adottati utilizza una struttura armonizzata, termini comuni e gli stessi requisiti fondamentali. Questo migliora la fruibilità e aiuta un'organizzazione a combinare alcuni o tutti i suoi sistemi di gestione in un unico sistema integrato.

Errori da evitare negli audit ISO

L'implementazione di sistemi di gestione standardizzati in un'organizzazione è considerata il modo più moderno di fare business, ma per alcune aziende può essere un grande passo da compiere. La scarsa qualità degli audit è per lo più una combinazione di mancanza di pianificazione e preparazione, comunicazione e coinvolgimento insufficiente del personale interessato e documentazione e registrazioni inadeguate. Dopo lo svolgimento dell'audit, il mancato follow-up delle non conformità e delle azioni correttive identificate è un altro fattore da evitare.

La competenza di un auditor o di un team di audit è un fattore importante per garantire un audit efficace e fruttuoso. Nello sviluppo del programma di audit, un'organizzazione deve assicurarsi di assegnare agli auditor la formazione e la competenza necessarie per l'area sottoposta ad audit.  I membri del team di audit dovranno idealmente aver frequentato un corso per auditor interni fornito dall'ente certificatore o da un altro ente di formazione. DNV offre formazione ai lead auditor interni e ai membri del team di auditor.

Un team preparato aiuterà a evitare la maggior parte degli errori comuni che possono verificarsi prima, durante e dopo un audit. Non va trascurata l'importanza della qualità e della competenza degli auditor. Un audit riunisce persone di diversi livelli di seniority e in alcuni casi l'audit può essere visto da alcuni come un'intrusione o una messa in discussione delle loro capacità e dei loro metodi. È importante che il team di audit sia in grado di affrontare tali situazioni.

Comprendendo il significato, l'importanza, gli standard, i tipi e le insidie più comuni degli audit ISO, le organizzazioni possono prepararsi meglio e trarre vantaggio da queste valutazioni, che in ultima analisi portano a un miglioramento della qualità e delle prestazioni.