Audit da remoto, l’esperienza di chi l’ha provato

Tra gli effetti della pandemia da Covid-19 c’è senz’altro la comprensione che anche i processi di audit possono essere condotti da remoto, senza la presenza - nello stesso luogo - degli auditor e delle persone coinvolte dell’azienda. Una nuova modalità, più flessibile, di eseguire gli audit ma con la stessa integrità, qualità e risultato degli audit più tradizionali.

Condividi:

Risponde Franco Bianucci, Head of Quality South Europe di WIKA Italia, azienda da sempre un punto di riferimento per qualsiasi esigenza di misura di pressione, temperatura, livello, forza, e portata.

Quali sono state le ragioni che hanno spinto la sua azienda ad optare per il remote audit? Cosa vi ha convinti?

Sicuramente la necessità di garantire il distanziamento e, quindi, la sicurezza personale, nel momento critico della pandemia hanno giocato un ruolo importante sia per noi come parte verificata, ma anche per i valutatori. In azienda abbiamo implementato il remote audit anche nei confronti di alcuni nostri fornitori di servizi e prodotti con ottimi risultati, sia in un’ottica di mantenimento che anche in fase di qualifica.

Quali benefici ha riscontrato nell’approccio al remote audit?

La situazione di emergenza ci ha spinto ad utilizzare nuove modalità di lavoro, di comunicazione ed interazione, che diventeranno parte integrante del nuovo modo di lavorare. Dal punto di vista delle aziende, minori spostamenti significa minori costi. In realtà vedo vantaggi anche in relazione alla sostenibilità ambientale (meno km percorsi con le auto o con gli aerei significano minori emissioni) e alla sostenibilità della vita personale avendo meno ore da trascorrere in macchina. Per esperienza, inoltre, ritengo che l’audit in remoto, per gli aspetti più documentali, possa anche essere più efficiente rispetto a quello tradizionale, per entrambe le parti coinvolte.

Il remote audit può essere l’elemento attraverso il quale uscire dalla logica del rapporto tra controllore/controllato, per muoversi invece verso un clima più collaborativo? 

Sicuramente credo che possa aiutare. In base alla mia esperienza, l’audit in remoto richiede, da parte della parte valutata, uno sforzo maggiore nella preparazione dell’audit che però poi è ripagato dalla maggiore efficacia ed efficienza durante l’audit. In altre parole, come parte valutata devo preparare per forza molti dei documenti/evidenze in formato elettronico per facilitare il lavoro del valutatore. Questo permette di essere più preparati, di essere più trasparenti, di essere più efficaci e di facilitare la collaborazione tra le 2 parti. La sensazione avuta in alcuni momenti è stata proprio quella di essere in un contesto di lavoro di gruppo in cui l’obiettivo reciproco è quello di condividere e capire.

Quali sono stati gli spetti più rilevanti del processo di remote audit che vi hanno “sorpreso”.

L’efficienza ed efficacia del processo in generale. Ribadisco però l’importanza della fase di preparazione che è la base per raggiungere il risultato. 

Cosa pensa dell’esperienza fatta con DNV e secondo lei qual è il futuro del remote audit?

L'esperienza con DNV è stata forse la più sfidante in quanto è stata la prima (eravamo appena entranti in lockdown a marzo 2020) ed era una visita congiunta ISO9001, ATEX e PED con 2 valutatori. L’esperienza è stata positiva, a conferma che anche audit più complessi possono essere condotti in remoto senza perdere in efficacia.

Ritengo che l’audit da remoto diventerà uno strumento a disposizione degli enti e delle aziende per gestire il processo di verifica, indipendentemente dall’emergenza COVID-19, magari in concomitanza con gli audit in presenza. Molti audit potranno essere condotti in remoto, se non totalmente, sicuramente per tutta la parte documentale, limitando le visite in presenza solo per eventuali verifiche operative. Tra l’altro lo standard 19011 lo prevede già. La sfida futura sarà quello di rendere l’audit da remoto sufficientemente efficacie anche per la parte operativa, dove oggettivamente si fa ancora un po' fatica. La tecnologia è già disponibile per permettere anche di migliorare questa parte delle verifiche, quali visori, videocamere e relativi sw/applicazioni. Come Wika stiamo già valutando alcune soluzioni per esempio per la gestione delle ispezioni prodotto da remoto che possono essere poi estese ad audit operativi per sistemi di gestione. La privacy, in relazione alle riprese fatte in azienda che, anche se non registrate, richiedono l’autorizzazione del personal ripreso, resta invece un aspetto da approfondire.